仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

成果が倍になるコマ割り時間術

 

スケジュールを考えるときに1時間単位とかで考えてません?

もしそうなら、これを30分単位にするだけであなたの能率や成果は倍にできますよ。

■打ち合わせ時間


打ち合わせって、基本的な流れはこんなふうです。

 ・前回までの宿題の確認
 ・今回の打ち合わせ内容の確認
 ・本題
 ・まとめ、ラップアップ

ようは、多くの人はこの打ち合わせのテーマに関わることばかりをやっているわけではないので、アタマをこのテーマに切り替える時間が必要なんですよ。

なので、スムーズに進む打ち合わせは、ちょっとづつアタマをこのテーマ側に慣らしていく必要があるんですね。

■作業の時間


作業の時間も実は同じです。

以前やっていた作業のことは一旦忘れて、今のテーマについて考え始めて、前回までやっていた状態にアタマの中を切り替えていく作業があるわけです。

私の場合、だいたいこれに2〜5分必要です。
この間に、必要な資料を開いたり、アプリを立ち上げたりしながら、アタマの中で、どんなところまでやろうかを考えてます。

つまり、先ほどの打ち合わせと同じようにフロー化すると

 ・前回まで考えていたことを思い出す
 ・今回どこまで、どうやってやるかを考える
 ・実際にやる
 ・今回やれたことを確認して、次回やらないといけないことを記録しておく

みたいな作業が一連の流れです。

 

 

■急速立ちあげ


ところが、これを1時間の単位でやるより、30分位で切ってしまったほうが、立ちあげや作業自体も早くできることに気が付きました。

1時間後の成果と言われると、どこまで出来るかちょっと分かり難いですが、30分後程度ならやれることはたかがしれてます。つまり、未来が見えやすい。

それと、「30分しかない」とかんがえると、ちょっとだけの時間もムダに思えてくるんですね。
だから、やれることからさっさと手を付けます。1時間あると、「5分くらいいいか」とコーヒーを買いに自販機まで行っちゃうんですよ。私だけかもしれませんが。

だから、タスクは30分単位でこなすようにしました。
とにかく、30分だけタスクを進めることに集中する。絶対に30分で終わらせると決意する。

ま、ときどき30分頑張ったので30分休憩することもありますが… (^^;;

これは、以下の本から勉強しました。

★――――――――――――――――――――――――――

●1日を10分刻みで考える!
使っている手帳を見れば、たいていその人の時間の意識というものがわかるものです。
私は 1 日を 10〜30 分刻みで考えられるような手帳を使っています。前述の通り、10分あればできる仕事は多数あります。よって、 1 つ 1 つの仕事をその日の何時から何時の間に完結させるかといったことを明確にすることで、ダラダラ過ごす時間、ムダな時間を排除することにつながります。
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「そんなにセカセカ仕事をしてどうするんだ?」と思われるかもしれませんが、全社的に時間の効率化を意識し、限られた時間で、成果の最大化に向けて取り組んでいる企業(例えばトリンプ・インターナショナル・ジャパン堀場製作所など)では、全社的に残業が減り、その分、従業貝は家族や趣味に使える時間が増えているということが実証されています。

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
――――――――――――――――――――――――――★



私程度の凡人では、10分刻みのスケジュールには耐えられませんし、考えているだけで1日が終わってしまって本末転倒になるので、30分にしてみたら意外とうまく行ってます。

1時間にすると1日は8回しかないけど、30分単位なら16回やることができます。
やれることが2倍になりますよ。



■参考図書 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術



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仕事の8割は、段取りで決まる!

仕事のやり方を劇的に改善し効率を数倍高める「段取り力」。「段取り力(PWA)検定の仕掛け人であり、年間200日以上もの企業セミナーでこのスキルを教える「段取りの達人」が秘伝の技術を大公開!

 

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アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
著者 :吉山勇樹

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●本書を引用した記事
 標準時間を持つ
 伝わった結果だけが問題2:どう伝わったかを判断する方法
 伝わった結果だけが問題1:どう伝えたかではなく、どう伝わったか!
 リスクは上げるより見直す2:リスクマネジメントは「良い加減」に
 リスクは上げるより見直す1:リスクは上げるより見直す
 定型業務をカイゼンしなさい
 締め切りを曖昧にしない
 やることリストとやらないことリスト
 仕事の4条件のスコープを決める
 成果が倍になるコマ割り時間術
 ベタープラクティスに学べ
 わかりましたか?
 スピード段取り術3
 スピード段取り術2
 スピード段取り術1
 報連相(ホウレンソウ)は相連報(ソウレンホウ)
 時間を買う
 リスクマネジメント:4つのリスクに備える
 上司は部下の強み、弱みをよくわかっている
 目標は自分だけが管理できる
 会して議せず、議して決せず、決して行わず、行ってその責を取らず
 ドラッカー365の金言:組織の精神はトップから生まれる
 段取りを良くする思考手順
 前後関係がわかると仕事がわかる
 グレイなリソースを使う1
 アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
 自分のやりたいことを公言する
 「やる」と決めることで仕事は面白くなる
 目標は部門目標に合わせる
 関係者を巻き込む
 明日の意思決定を計画してはいけない
 到達基準点を最高にする
 行動に転化する
 KKDとロジカルのバランスをとる
 部門目標と個人目標
 複数の選択肢を得る

●このテーマの関連図書


頭のいい段取りの技術

残業ゼロ!仕事が3倍速くなるダンドリ仕事術(アスカビジネス)

デキる人が「当たり前」に身につけている!仕事の基礎力

ダメなパターンから抜け出すためのちいさな工夫(Sanctuarybooks)

突発的な仕事に先手を打つ残業ゼロのビジネス整理術

図解ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術


 

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