仕事を効率化するヒント

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Outlookのワザ:表示面積を広く取る

 


私の場合、多くの仕事はメールに始まり、メールに終わります。
もちろんメールなんて殆ど仕事に使わないという仕事も少なく無いでしょうが、こと事務仕事だったり管理職の仕事だったりすれば、メールなしには成り立たないのではないでしょうか。

仕事で画面の大きなデスクトップPCを使える場合はいいですが、ノートPCを使っていると、画面がどうしても狭くなります。画面が狭いというのは情報の表示能力が小さいということで、スクロールするなどの無駄な操作が増えます。

なるべくなら情報を極力多くしたい。ということで、本日はメールの表示範囲を広くするコツをご紹介します。


具体的な方法としては、アウトルック限定ですが、考え方は同じです。それぞれお使いのメールクライアントの設定を一通り調べてみてください。結構いろんなオプションが用意されています。

■プレビューウインドウの表示範囲を広くする


メールクライアントソフトは、基本的に「プレビューウインドウ」と「コンポーズウインドウ」から作られていますね。プレビューウインドウというのがメールを閲覧するためのウインドウで、ここにメールを表示して読んでいるわけですね。
※コンポーズウインドウはメールを編集するための画面なので、今回は無視。

アウトルックでは、大きく

 ・ナビゲーションウインドウ
 ・メール一覧
 ・閲覧ウインドウ
 ・Todoバー
 ・人物情報ウインドウ

からなっています。

メールクライアントとしてもっとも重要なのは、この閲覧ウインドウで、ここにメールのタイトル・宛先、本文が表示されています。ここの面積を最大にすることで、スクロールせずに(あるいは最小の操作で)メールを読めるようにするのが、本稿の目的です。

このためには、他のウインドウをなるべく小さくしてやればいいわけですが、他のウインドウを操作したい時もあるので、簡単に元に戻せるようにしておかないといけません。

 

 

■ナビゲーションウインドウを最小化する


メールの閲覧ウインドウで左側にあってのフォルダをツリー状に表示しているのが、このフォルダウインドウ。

これは、ALT+F1 キーで

 非表示→表示→バー表示

が順に切り替わります。

基本的に受信トレイだけでメールを読んでいるなら、この表示は不要です。だから、ALT+F1で表示を停止してしまいましょう。これを素早くできるようになると、フォルダウインドウの幅をフォルダツリー全体が表示できるくらいに広くしておいて、フォルダの変更をしない普段は非表示にしておき、必要に応じてさっとフォルダツリーを表示する、なんてことができるようになります。

■ToDoバー


ToDoバーは右側にあって、日付や今日のスケジュール、タスク一覧を表示している部分です。

これもナビゲーションウインドウと同様にワンキーで大きくしたり小さくしたりできます。方法は、ALT+F2

これも表示した状態では幅をウインドウ幅の1/3くらい使うようにしておいて、普段は非表示にして使ってます。

■人物情報ウインドウ


これはメール本文の下にあるウインドウで、メールの送信者の情報が表示されているところです。
実際、私はこれを活用できたことはありません。送信者自身はメールの先頭に表示されてますし、サーバ上に顔写真でもあればこれが表示されるのでしょうけど、そんな恥ずかしいことする人いません。

ということで、このウインドウは、設定で閉じてしまいます。

 表示→人物情報ウインドウ→オフ

で表示しなくできます。

■リボン


リボンは、CTRL+F1で表示しなくできます。
必要があれば、ALTキーを押すか、もう一度CTRL+F1を押せば復活します。これもメールを読むのには使わないので、表示を消しておきます。

メールに対する良くする操作は、クイック操作でキーボード定義してしまえば簡単にできます。
私は

 CTRL+1:処理が必要なのでフラグを付けて「閲覧済み」フォルダへ移動
 CTRL+2:他の人に依頼するものなので、「依頼したタスク」に設定、「閲覧済み」フォルダに移動
 CTRL+3:とりあえず既読にして、「処理済み」フォルダに移動

を割り当ててます。削除する場合にはCTRL+D

それ以外の操作はほとんどしませんので、リボンはなくても不自由しません。

■プレビューウインドウのフォントサイズ


プレビューウインドウ(メール本文を表示しているところ)は、フォントサイズを小さくすれば多くの一度に情報が表示できます。

これは、

 ファイル→オプション→メール→「雛形およびフォント」

で設定できますが、設定できるのはテキストのメールだけで、リッチテキストやHTMLはできません。
※変更方法をご存じの方がいたら教えて下さい。

フォントは、Meiryo UIが小さくしても見やすいです。
まあ、MS ゴシックでも構いませんし、お好みのフォントで。ただ、明朝のように線に太細があるフォントは小さくすると見づらくなります。

 

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