仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

クラウドノートは移動させて使う

 

以前の記事 OneNoteとEvernoteをOneNoteに集約 に書いたように Evernote を卒業してしまいましたが、この使い方は引き継いで OneNote でも使ってます。

■ステップファイルを流用する


ノートの各ページは、紙のノートだとルーズリーフ式のものを使わない限り移動させることはできませんし、ルーズリーフでも取り外したり順番を入れ替えたりするのは結構てます。

一方で、クラウド上のノートアプリを使うと、特定のページを別のグループに移動させたり、新しいグループを作ったりするのは簡単ですし、自在に可能です。

もともとは、この本を参考にしてやってました。

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●「ステップファイル」のススメ
前にも言いましたが、「書類は、一度手にしたらすぐに処理する」と言われても、実際問題として、なかなかできるものではなりませんね。
 :
ではここで、へンフィルの考えた「ステッブファイル」を紹介しましょう。まず、「打ち合わせをする」「電話をする」「資料室に行く」などのような、行為別のファイルを作ります。そして、書類が来たら、(番最初にする行為のフアイルに、その書類を人れます。来た書類はすべて、そのようにフアイルしていくのです。
そして、その行為か終わったら「次の行為のファイルにを順次移していきましょうこの方法の長所は、同種の仕事をつにまとめられることです。もしあなたが「電話をする」と書かれたファイルを手に取れば、そこから自動的に、電話をするというひと続きの仕事が生まれます。書類の山ほど、見たときにやる気をなくさせるものはありません。けれども、このステップフアイルがあれば、さしあたって何をすべきかが一目でわかるのです。

ローター・J.ザイヴァート(著) 『すべては「単純に!」でうまくいく
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これは以前の記事 ステップファイルステップフォルダ(ステップファイル)で進捗を見える化する でも使っているのですが、本日紹介するのは、それのクラウド上のノート版。

 

 

■ノートを分割する


OneNote だと、ノートブック(ノートファイル)を複数個作ることができます。

私は、2つのファイルを作っています。

 ・ノートブック
 ・アーカイブノート

の2つ。

何か思いついたり、ちょっと気になった Web 記事があったりしたときに、その情報を保存するのは、ノートブックの「クイックノート」というセクションです。

とにかくあらゆる情報がここに残ります。

その後、時々時間があるときにこれを見直して、これから使うもの、あとでみるかもしれないもの、もうたぶん見ないものに振り分けます。

これから使うものは、クイックノートにそのまま残しておきます。
あとで使うかもしれないものは、分類されたセクションに移動させます。ついでにキーワードをそのノートに追記しておきます。
もう使わないものは、アーカイブノートに分類セクションを作っておき、適当なセクションに放り込みます。

それだけ。

ステップファイルと同じように、セクションにもステップが付けてあります。たとえば、このブログのネタになりそうなものなら、

 ブログネタ(未使用)
 ブログネタ(もっと膨らます)
 ブログネタ(使用済み)←これはアーカイブノートにあります

のようにステップ分けがしてあります。

最初に何でもかんでも放り込んでおくセクションの考え方は GTD のパクリです。

仕事も同じです。

 ××プロジェクト(未使用)
 ××プロジェクト(処理中)
 ××プロジェクト(使用済)

そして、これをやり始めたのは、こちらの本から。

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●状態の管理はノートブックを使うのが一番ラク
 「アクション前とあとでは情報の参照価値が変化する、その状態をノートブックに反映させる

それがノートブックを使うコツです。

たとえば、「使用済みのブログネタを、使用済みのノートに移す」という操作をすれば、「すでに使ったネタ」と「使っていないネタ」をワケて整理することができます。同じように「買物情報ノート」を「買う前のもの」から「買ったあとのもの」へ移すことで、「もう買った本」と「買ってない本」などを分けて整理することができます。

この操作はタグでもできますが、「未使用」タグをはずして「使用済みタ」グをつけるのは面倒です。

「使用済み」タグを付けるにしても、タグがついているかどうかをノートごとに判断しなくてはいけません。

一方、「未使用ノートブック」に入っているノートであれば、全部未使用だとすぐに分かりますし、使ったら移動すればいいので、直感的にわかりやすいものです。

逆に、移動を必用としなければ、必ずしもノートブックで整理する必要はありません。たとえば、日記や作業記録と言ったノートは記録して日付がついていれば「年月日」ノートブックにワケて置かずともいいわけです。

佐々木正悟(著) 『ストレスフリーで効率アップ! EVERNOTEを便利に使う48の技
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本書を読んで、「ステップファイル」を思い出して、これを OneNote に適用すれば、ファイルのチェックの時間が早く、ごちゃごちゃしすぎない、ということで使い始めました。



■参考図書 『すべては「単純に!」でうまくいく



立ち読みできます立ち読み可
どうしてあなたは、単純なことを複雑に考えてしまうのか...。モノ、金、人、自分自身をシンプルにすれば、ストレスがみるみる消えて、仕事も人生もとてもラク。人生をすっきり生きるための33の方法。

Google Books でほんの一部を読むことができます。
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すべては「単純に!」でうまくいく
著者 :ローター・J.ザイヴァート

すべては「単純に!」でうまくいく
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●関連 Web
 Google Books
 ビジネス選書サマリー

●本書を引用した記事
 クラウドノートは移動させて使う
 メールは一往復半で完了する
 やることリストとやらないことリスト
 フェニックスチェックリスト:適切な質問は発想力を刺激する
 経験のない業務に素早く習熟する方法
 ステップフォルダ(ステップファイル)で進捗を見える化する
 予算管理とは突発費用に対応できること
 自分を変える教室5
 自分を変える教室2
 天に唾する
 WBSを作る
 ステップファイル
 プロジェクトのリスク
 活動ログの蓄積
 時間を見える化する
 感情知能

●このテーマの関連図書


「幸せ時間」ですべてうまくいく!




■参考図書 『ストレスフリーで効率アップ! EVERNOTEを便利に使う48の技



立ち読みできます立ち読み可
「どんなデータも、いつでもどこでも取り込める」
最強クラウドサービスの使いこなし方がわかる!

特別付録操作法や検索オプションがひと目でわかる「Evernoteチートシート」も収録

「どんな情報でも取り込め,いつでもどこでもメモできる」という特徴でクラウドサービスの代表格となったEvernote。ですが

「名前は聞いたことがあるけど、あまり使いこなせてない……」
「情報を1つにまとめて、結局何がうれしいの?」
「どんなとき、どう活用するのがいいの?」

と、うまく使いこなせないでいませんか?

本書は、Evernoteの達人2人が、自身の経験とエキスパートたちへのインタビューから、アイデア出しのための活用法、資料の整理と管理のコツから、Dropboxとの使い分け、育児での利用法まで、まいにちを便利にする活用法をまとめました。

本書は Google Books で一部を閲覧することができます。

 

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ストレスフリーで効率アップ! EVERNOTEを便利に使う48の技
著者 :佐々木正悟
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●本書を引用した記事
 クラウドノートは移動させて使う
 リンクリストを活用する

●このテーマの関連図書


EVERNOTE「超」知的生産術

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