仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

会議室カレンダー

 


以前の記事でノートに貼るカレンダーについて書きました。

   2ヶ月カレンダー

本日はその共有版。

■会議で決まったことが実行されない


よく、会議術などで、会議で決まったアクションをちゃんと実行してもらう方法について書かれています。多くのパターンは

 ・実行するアクションを本人に言ってもらう
 ・アクションが実行されたかどうかをチェックスル責任者と決める
 ・タスクリストを共有して、その場でタスクリストに書き込む

などです。

私の会社でも色々やってみましたが、どれもうまくいきませんでした。
その次の会議で、「あれ、結果を報告して」というと、「あ〜、忘れてました」というか、突然言語障害の陥る。

■会議室カレンダー


そこで、会議室に、6ヶ月カレンダーを張り出しました。

いや、たいしたモノではないですが、

  ・縦に日付
  ・横に担当者の名前

を入れただけのA3サイズの紙です。1枚が1ヶ月。

で、会議でアクションが決まるごとに、

 「それ、いつまでにやる?」

と確認して、その日付のところに、

 「××報告」
 「○○DR実施」

と書いておきます。大切なところは、赤のサインペンで囲っておく。


これがうまくいきました。

 

 

■いつもチェックされることになる


グループ内の会議はいつもその場所(というか1箇所しかない)でやるので、どうしても目が底に行きます。そうすると、翌日でかでかと赤丸で囲ってある予定が書き込まれているわけです。

嫌でも気になります。

さらに、その会議でタスクが決まったら、また底に書き込まれるので、タスクの重複も確認できます。

 「お前、この期間この作業があるのに、来週なんて約束できるの?」

という質問がその場でできるようになるわけです。

担当者としては、その時点で出来ないものややってないことがはっきりするので、業務ボリュームの把握もできるようになりました。

■いつもみえるところに


ネットワークの共有フォルダや、グループ内のWebページで予定を共有することもあるでしょうけど、こういった情報は取りに行かないと共有できない。

ところが、このアナログな手段は、予定を決めるときに嫌でも目に入る。

だから、ムダな予定(重複したり、やれなくて再スケジュールしたり)を作らなくて済むわけです。

あなたが、もし何かのグループのリーダなのであれば、いつも使うミーティングスペースを固定しておいて、そこに計画表を嫌でも眼に入るように工夫しましょう。メンバーの意識が変わりますよ。

 

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