仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

グレイなリソースを使う1

 

あるプロジェクトのりーだーになったり、組織のになったりすると、いろんなリソースが使えるようになります。いわゆる

 ヒト、モノ、カネ、情報

の4つのリソースですね。

 

■白いリソースと黒いリソース


私はこの4つのリソースに色を付けてます。といっても頭のなかだけですが。

 白:そのプロジェクトのために自分(リーダー)が自由に使えるリソース
 黒:存在は知っているけど自分(リーダー)が使えないリソース

ただ、ほとんどのリソースは、真っ白か真っ黒ではなく、ちょっとだけ色がついてます。黒100%でも黒0%でもなく、5% や 68% みたいに。

つまり、ほとんどのリソースは、グレイなんですね。

 

 

■リソースを使える条件を考える


当然、自分の部下ならそのリソースは限りなく白に近いです。しかし、自分の部下は特定のプロジェクトだけをやっているわけではないので、別のプロジェクトが忙しければ、使えないリソースになります。時と場合によって色が変わってますね。

こうした状況を勘案して、使える時に最大限使えるようにしておくのが、リソース配分のコツ。

★P118〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

リソースの代表格として、人的資源(ヒト)があります。

この後の章でもご紹介しますが、周囲を巻き込むには依頼の仕方やコミュニケーションの取り方なども大切な要素ですね。よくありがちなのは、仕事の資任所在を明確にしないとか、適羽適所に役割分担ができていないケースです。誰が何を担当しているのかが把握できていないと、お互い協調を図ることはもちろん、組織として成立しません。互いの仕事がどのように有機的に作用して、1つの仕事を構成しているかをしる意味では、前述の WBS を応用し、役割分担表としてまとめるのが有効です。

ひとつひとつの作業に対して役割分担をするのです。そうすることで作業への責任の所在が明確になり、誰が担当するんだったけ? というような無責任な作業漏れが防げます

吉山勇樹(著) 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術
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本書には、ヒトとお金のリソース分担表が例として載ってますが、現実のプロジェクトでこういうやり方が上手くいったことがありません。
もちろん、私の会社のマネジメント手法がレベルが低いから、というのもあるでしょうけど。

分担はおおまかに決めておくだけにして、実際にその作業をやるときにおいて、その作業のタスクをより詳しく分解して、担当者の他のプロジェクトの状況を見ながら決めたほうが、担当者は動きやすいです。

その時に別のプロジェクトがピンチになっているかもしれません。最初に詳細に決めてしまうと、他の人達は興味をなくします。いざやろうとした時に、「××さんが忙しいみたいなので、だれか変わってあげて」といえば、「オレだって忙しい」という人ばかりになってしまいます。
※これももちろん、私の会社のメンバーがやる気が無いだけなのかもしれませんが。

同じくお金にしても、細分化した時点で、すべての活動で不足します。
簡単な話、全部で1万円のものを買うときに、5人にそれぞれの品物を買ってきてもらおうとすると、2000円ずつ分けると、買いに行った時に金額が若干ずれていたなどのリスクがあるので、3000円づつ渡さないといけないわけです。そうすると1万5000円の予算が必要になってしまいます。
分割すれば分割するほど、バッファの総計は大きくなるのが世の常です。

「このリソースはこのタイミングで使う」と決めたら、そのために下準備をしておいて、いざ使うときには、柔軟に使えるようにしたほうがプロジェクトは滞らなくて済みます。

PMBOK、ISOやCMMなどの業務の進め方の定義とは逆ですが。
現実なんてそんなもん。



■参考図書 『アウトプットが10倍増える!スピード段取り術



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著者 :吉山勇樹

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