仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

定位置を決める

 


過去記事でも何度か触れてますが、私は整理・整頓という作業は嫌いです。
しかしながら、何かの探しものをして時間を費やしたり、何かの作業を始めるときに前の作業で広げたものを片付けるというのはのはもっと嫌いです。

同好の方におススメなのが次の2つ

 ・片っ端から捨てる
 ・定位置を決める

■片っ端から捨てる


だいたい、「もの」を持っているから整理・整頓しないといけなくなるわけです。
だったら、最初から持っていなければそんな作業はしなくてもいい。

整理したり、整頓したりすることは価値を産みません。
価値を生むのは、「もの」を利用して何らかの活動をした時だけです。

であれば、使わない「もの」は無駄以外の何物でもない。
だったらさっさと捨ててしまったほうが楽なわけです。

判断条件は

 ★もしかして使うかもしれない★

と思ったものは捨てる
残すのは、絶対に使うと思ったものだけです。

それでも「もの」は増えていきますので、あるところでは整理・整頓せざるを得なくなるのですが、「もしかしたら〜」と考えた時点で、それを再利用する可能性は経験的にはゼロに近い。

ただ、本当に捨ててしまうと後で困ることになるので、クリアファイルを5つ用意して、さらに机の一番大きな引き出しを6つに分割してます(仕切り板を入れてます)。

クリアファイルには「月〜金」のように曜日ごとにラベルが貼ってあります。

 ・月   月曜日に発生した「もの」
 ・火   火曜日に発生した「もの」
      :
      :

のようにファイルしていきます。

次の週の月曜日に最初になにかファイルするものが発生した時点で、先週の月曜日の「もの」が挟まってますので、それを捨ててから、「もしかしたらものを挟んでいきます。

イメージはWindowsのゴミ箱と同じ。
1週間使わなかったものは、使うことはまずありません。

「あとで使う」と判断したものは、プロジェクトごとにクリアファイルに入れて机の引き出しに。
これも6分割されていて、入れる場所が決まっています。入れるルールは、4月と10月が一番手前。そこから順番に奥に行って3月と9月が一番奥。

こうしておくと、半年分の資料がそこに溜まってます。

半年たった資料は残しておいても、情報が古くてもう使えません。したがって、無条件廃棄。
つまり月初めには、どれかの資料入れがからになる寸法です。

PCのファイルも基本的には同じですが、ルールはもっと厳格で、使い終わった時点で削除します。

以前の記事にも書きましたが、これは、自動的に別のフォルダに履歴も含めてバックアップするソフトを入れているため。
ファイルを置いてしばらく経つと、自動的に別のフォルダ(バックアップフォルダ)にコピーが作られます。だからあとで必要になったら、検索機能を使って検索させれば時間はかかりません。

しかし「物理的にある」ものは、検索性も悪いし、場所も取るので、上記のように工夫しています。

 

 

■定位置を決める


定位置を決めるというのは、簡単な話。

ノートはここ、ペンはここ、電話はここ、というふうに、置き場所を決めるだけです。
使い終わったら、かならずそこに戻すようにするだけです。

そこに「かならずある」と言うのは探しもので困らないですし、変なところにおいてじゃまになったりすることが起きません。
なんとなく/勢いで「もの」を置くからあとで探すハメになるし、整理・整頓が必要になります。そこにしか置かないようになっていれば、それが整理・整頓された状態ですので、次に使うときに目をつぶっていても持ち上げることができます。

以前から、そうしようとはしていたものの、どうしても気分で置き場所が変わったり、つい面倒くさくて別の場所においたりして結局うまく運用できてませんでした。解消した方法のヒントは工場。

工場を見たことがある方は、床にテープが貼ってあるのに気が付かれたとおもいます。置き場所には、その置き場所であることを示す「印(しるし)」があるんです。

で、紙に「ペン」「ノート」「PHS」などと書いて、その「もの」の大きさで四角を描いておいて、それをデスクマットに挟んでおくようにしました。
当然、ものを返そうとした時に、その場所に目が行きますので、目印にや心理的なプレッシャーになって、そこにきちんと返すようになりました。

 

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