仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

相談の作法

 

いわゆる「報連相」はコミュニケーションツールのひとつです。

ただ、あまり頻繁に必要以上のコミュニケーションをすると、鬱陶しがられますし、相手の時間を奪う「タイムバンデット(時間泥棒)」になりかねません。
特に相談の時に気をつけなければいけない相談の作法をまとめてみました。


これは以下の本を参考しました。

 入社10年目の羅針盤

 

 

■自分で調べられることは調べておくこと


何でもかんでも「教えてくれ」では相手は面白いはずはありません。
よくネットでも「クレクレ君」などと揶揄されることがありますよね。

相談する相手も当然ながら仕事を抱えていますので、相談に応じる時間は最短にするように工夫しないといけません。
事前に調べられることは調べておくことです。

 ・一般的な知識であればネットで調べる
 ・どこまでわかったのかを整理して書き出しておく
 ・質問事項を整理して書き出しておく
 ・他の人に聞いても済むことであれば事前に他の人に聞いておく

■周囲の人の強みを把握する


入社したばかりであればわからないでしょうが、そういう時でも

 「××についてはどなたにお聞きすればいいでしょうか」

という質問の仕方もあります。
入社して半年も経てば、誰が何について詳しいのかがわかるようになります。そうしたら最も適切な人に聞くようにしましょう。
半年後も「誰に聞けばいいですか?」を繰り返しているような環境分析ではダメですよ。

「サラヒン〜サラリーマンの仕事のヒント」でご紹介したように人物カルテを作って、周囲の人のスキルをちゃんと把握しましょう。

■自分の強味と弱味を知っておくこと


何でもかんでも他人の言うとおりに進めていたのでは成長はありません。自分の強みや得意だと思っていることは相手のアドバイスに合わせる必要はありません。
もちろん、相手から頂いたアドバイスはお礼とともにそれを真摯に検討する必要はありますが、鵜呑みにするのは失敗のもとです。

■一言ももらさず書いて復唱する


これができない人が結構いますね。

相談してアドバイスを貰ったのであれば、「一言も漏らさない」のが礼儀でもあり、成長のためでもあります。
相手がたとえ部下だろうと上司だろうと同僚・先輩、誰かにかかわらず質問・相談をしたら相手の答えを書いて、復唱するのは最低限の行為です。

書かなければ3日経てば忘れてしまいますし(私の場合は「3歩あるけば」かも)、忘れたことは活用できません。
質問したことはきちんと記録に残して、自分の業務データベースにいれておきましょう。

また復唱は自分のためにではなく、相手に聞かせるためにあります。
「自分(教えてくれて人)の言ったことが間違いなく伝わっているか」「なにか言い間違いがなかったか」を書くにするために、相手に復唱を聞いてもらうのです。
復唱の際は同じ言葉である必要はありません。要約しても構いません。自分の言葉でどう理解できたかを伝えましょう(厳密な意味での「復唱」とはいわないかも)。

■お礼を言う


挨拶、お礼はサラリーマンでなくとも当然のことです。

 「はい。わかりました」

ではなく、

 「教えてくれてありがとうございます」

です。相手は自分の時間をあなたのために削ってくれて対応してくれたのです。最大限の謝礼を言うのは当然。
言えなければ、「次は無い」と思ったほうがいいです。



■参考図書 『入社10年目の羅針盤



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右肩上がりの時代なら、一流企業に就職し、順調に出世して、経済的にもゆとりのある暮らしを築くことが、共通した幸せの概念だったかもしれない。しかし人々の間で物質的な豊かさよりも精神的な豊かさが求められている昨今、若い人たちも、上を目指すだけでは自分の幸せにたどり着くことができないことに気づき始めている。よく「最近の若者は出世欲がない」などと言われるが、出世の先に自分の目的とする場所があるわけではないということを、感覚として分かっているからではないだろうか。

入社10年目というと、30歳前後の若手ビジネスパーソンにあたる。経験を重ね、スキルも身についている頃だが、責任も与えられ、部下を束ねている人もいる。私生活でも結婚や出産を意識するなど、考えることの多い年代だ。若い頃はただがむしゃらに進めばよかったかもしれないが、30代以降はしっかりと方向を定めて進んでいかなくては目的地にたどり着けない。

うまくいかない時、つまらない仕事をしなければならない時もあるだろう。しかし自分の目標が定まっているのであれば、それを平然と乗り越えていく術も必要だ。

 失意泰然(しついたいぜん)、得意淡然(とくいたんぜん)。

うまくいっていない時こそどっしりと構えよ、うまくいっている時こそ謙虚であれ、といった意味合いの言葉だ。この本でも紹介している。


 

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入社10年目の羅針盤
著者 :岩瀬大輔

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●本書を引用した記事
 オフラインモードで内面刺激を受ける
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●このテーマの関連図書


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社会人のための勉強力の基本(だいわ文庫)


 

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