仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

手書きノートやメモ帳に文章を書いてはいけない

 


過去記事で何度か紹介していますが、私はテキストファイルに日誌や議事メモを付けてます。

当然、ノートやメモ帳も使ってますが、これは一時的なものが多いです。基本的には手書きノートは絵を描くものです。説明をするのは PC のテキストファイルが最適です。

■ノートに書いても検索できない


よく打ち合わせでノートを持ってきて、ノートに話の内容を書き込んでいる人がいますよね。
特に営業さんにこういう人が多いような気がします。

手書きのノートは、子供の頃から使っているでしょうから手慣れてます。

つまり、練習がいらないすぐに使えるツールです。

一方で PC はというと、ある程度の年令になってから使うようになったものですので、キーボードを打つにしても、いろんな操作をするにしても、ペン+ノートのように自由にという訳にはいきません。図を書くのにもコツと練習がいるのですよ。

だから、手書きのノートは廃れないのでしょうけど、手書きのノートには重大な欠点があります。

 検索性が悪い

ということです。

「どこかに書いた」ことがわかっていても、「そのどこか」は一旦目の中に入れて、それを解釈しないかぎりわかりません。
11月1日に書いた事がわかっていて、11月1日のページが素早く開けたとしても、全体をみて、そのときに書いたであろうあたりを探さないといけません。全部が人力検索


打ち合わせが複数回に及んだようなときには、おそらく前後関係がぶった切られたノートのページがあちこちにあるでしょう。
それを一括して見ることもできないんですよ。

ノートには高速性も網羅性もありません一覧性も検索性もないということです。

 

 

■テキストファイルならあらゆる検索ツールが使える


一方で、PC のテキストファイルは、いろんな検索ツールがあります。

最近はテキストファイルを解析して、その時の気分を数値化してくれたりするツールもあるようですが、そこまでしなくても、いわゆる Grep ツールと言うものがあれば、どこでどんな文脈でその言葉を使ったのか分かりますし、そのファイルを開いて表示するのもワンタッチでできます。

これは、「1年前の××さんの○○に関する発言」を探すことを考えてみれば、どちらが優位かは明らかですね。

■ノートは絵を描くのに使う


一方で PC が不得手なものがあります。イメージを素早く表現することです。右脳の活動をアウトプットするには非常に優れています。
これは PC とマウス・キーボードでは現時点の技術ではとても対抗できません。

近いものにタブレットやデジタイザがありますが、まだまだ手書きノートには及びませんね。

■テキストはテキストファイルを作りなさい


結論として、日誌やメモを書くときには、

 文章=左脳で考えていることは PC でテキストファイルを作る
 イメージ=右脳で考えていることは、手書きのノートに書く

のが今のテクノロジーでは最適だと考えています。

■オマケ:エディタを導入する


よくメモを書くのに Windows に最初から含まれている「メモ帳」を使っている人を見かけます。
これは、私には、「最適になるような工夫をしてません」と宣言しているように見えます。

ひたすらテキストを入力していくだけなら、「メモ帳」と他のツールは大差ありません。

一方で、テキストエディタのようなツールは、非常に優れた編集機能やジャンプ機能のように、ユーザを効率的な編集をサポートする機能が搭載されていて、特定の条件の行にジャンプするとか、ある文字列を置換するなどの編集機能が充実しています。

通常、ひたすらテキストを入力するだけなんてことはなくて、カーソルをあっちこっちに動かしたり、同じような文字を繰り返し入力したり、矩形に切り取り・貼付けをするなどの編集操作をします。

テキストを入力していくという作業は、標準の「メモ帳」では効率的にできないんです。
それを効率を上げるために、新しいソフトの使い方を覚えようと努力していないのか、そもそも不効率だと気がついていないのかは別として、「メモ帳」を使っている時点で、そういう方面はダメなんだなと思ってみてたりします。

ワードやエクセルなどはもっと優れていて、強調表現や文字の色や大きさも変えることができます。一方で、応答がちょっと遅いのとファイル形式が特殊なので、他のツールと組み合わせづらいという課題があります。

私はスピード重視でテキストファイルを使っていて、公式な議事録を出さないといけないときには、これをワードにコピペして整形をしてから提出するようにしています。

 

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