仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

集中力を高める環境の作り方3:アプリを閉じる

 

私はすごく気が散ります。ある瞬間とくていのプロジェクトのことを考えていたかと思うと、次には、未読のメールをチェックしていたりします。

 「集中力がない

たしか、子供の頃学校の先生にも言われた覚えがあります。

Yahooの質問箱などでも、こういった悩みを抱えた人が見えるようで、ときどき質問がでてますね。
ちょっと集中力を保つを保つための私の方法について、ご紹介します。

■アプリを閉じる


前回の記事で、『エンジニアのための時間管理術』という書籍にあるアドバイスを紹介しました。

この中で、PCアプリの操作に関する部分を再掲します。

★P16〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

●集中しやすい環境
集中できない原因は、外部からの割り込みだけではありません。私たちにも責任があるのです。すなわち、音楽をかける、背景画面が勝手に更新されるようにしておく、 IRC チャットルームのウィンドウを開いている、 IM クライアントを目につく場所に置いておく、といったことです。

周囲が散らかっていると、目の注意がそれ、さらに脳の注意がそれてしまいます。

机の上やデスクトップが散らかっていると、注意力が散漫になります。
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最後に、作業環境の目に見える部分を整頓したら、コンピュータでも同じことを行います。
デスクトップからアイコンを削除し、 IM クライアント、ミュージックプレイヤー、株価表示、ニュース表示をすべてオフにし、メーラーを閉じます。

筆者は電子メール中毒なので、新着メールに気付くと、つい読んでしまいます。
次の電子メールが届くのをただ待っているだけで、 1 日が終わってしまう可能性もあります。

それよりも、メーラーを2〜3時間おきに開き、新着メールにひととおり目を通し、メーラーを閉じるほうがずっとましです。

緊急のメッセージを見逃す心配もありません。

世界が終わるほどの緊急時なら、誰かがオフィスまでやってきて教えてくれるはずです(あるいは、周囲の状況から何をすべきか察知できるでしょう)。

Thomas A. Limoncelli(著) 『エンジニアのための時間管理術
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私の会社では、アウトルックが標準ソフトなので、これを使って

 ・メール
 ・スケジュール
 ・リソース(会議室や貸し出し品)の管理

などがされています。

なので、スケジュールを見るためには、アウトルックが立ち上がっている必要があります。

その上、アウトルックは起動が遅いので、閉じるのが結構ストレスにつながります。
なので、以前はアウトルックは立ち上げっぱなしでした。

しかし、立ち上げっぱなしだと、「メールが来ました〜」とかいろいろ鬱陶しいメッセージが出るので、これが集中力を下げる要因になってました。

 

 

■通知をオフにする


そこで、

 集中力を保つ方法:不要な通知をオフする

のように、通知をオフして使っています。

■終了させておくと、メールチェックのハードルになってくれる


さらに、ある集中力が必要な仕事をするときには、やっぱり閉じてしまうようにしてます。

たとえば、1時間か2時間程度の時間のかかる作業の前など。
作業が終われば再度立ち上げますが、作業中は割り込みがかからないようにと、ついメールを読んでしまう時間をなくすためです。
こういう意味では、再立ち上げに時間がかかり、ストレスになるというのは、メリットかもしれません。一度閉じてしまうと、立ち上げ直すのに時間がかかるので。

■アプリを全画面表示する


ある作業をするときに複数のアプリを同時に使うことはありません。
相互に行き来する事はあっても、ある特定のアプリしか使いませんね。

これに集中するためには、アプリをウインドウ表示しては意識が削がれてしまいます。どうしても、横にあるアプリのデータに気が行きますので。

これは、スマホタブレットと同じなのですが、アプリは明示的に切り替えない限り、見ることができなくしてしまえば、集中を阻害する要因を排除してくれます。

つまり、アプリは常に最大化して使うようにすることで、集中が長持ちします。
だって、それ以外に見ることができないんですから。



■参考図書 『エンジニアのための時間管理術



立ち読みできます立ち読み可
本書はシステム管理者、ネットワーク管理者を中心にしたエンジニアのための実践的な時間管理術を紹介する書籍。
著者が考案した「サイクルシステム」と呼ばれる方法を使って、作業リスト、スケジュール、さらに仕事とプライベート双方の長期的な目標を管理する方法を解説する。

長期的に行うプロジェクトとすぐに行う必要がある割り込み作業の優先順位を整理し、ストレスの少ない、充実した一日を送ることを可能にすることでしょう。
上司とのコミュニケーション、文書化の進め方、作業の自動化などシステム管理者が必要としているノウハウを紹介していることも特徴です。

OSのパッチ適用に技術調査、SOX法対応と、日々仕事に追われるITエンジニア。
その限られた時間を有効活用するためのテクニックを解説する。手帳や PDA でスケジュールを管理する方法やタスクリストの書き方など、ビジネス全般に共通するトピックが多いものの、ITエンジニアの視点から、システムの開発・運用管理業務に即したノウハウも盛り込んでいる。面倒な管理作業をスクリプトで自動化する方法などを、サンプル・コード付きで紹介している。

本書はオライリー・ジャパンの紹介ページで、第5章、第13章が無償公開されています。
読んでみてください。

 

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エンジニアのための時間管理術
著者 :Thomas A. Limoncelli

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●関連 Web
 エンジニアのための時間管理術:オライリー・ジャパン
 エンジニアのための時間管理術―GoogleBooks
 エンジニアのための時間管理術、自動化に関するまとめ
 スケジュールを「炎上」させないための時間管理術 - ITmedia

●本書を引用した記事
 気をつけなくていい方法を考える
 1週間は18日ある
 打ち合わせ時間を決めるための打ち合わせ
 大切な物を置かないとなくさない
 集中力を高める環境の作り方3:アプリを閉じる
 集中力を高める環境の作り方2:机の上にはなにもおいてはいけない
 集中力を高める環境の作り方1:集中力を保つ方法
 メールの自動受信はオフにしておきなさい
 「自分も賛成です」で終わらせない
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●このテーマの関連図書


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