仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

活動ノート

 


朝、会社についたら、まず何をやりますか?

ぜひやってほしいことがあります。

ノートとスケジューラを開いて、今日1日の予定を書き込むことです。

用意するのは、ノート、多色ボールペン、スケジューラの3つ。

マインドマップ


予定はマインドマップで書き込みます。

まず中央に今日の日付を書いて、まるで囲みます。これが、セントラルイメージになります。

それから、まず、スケジューラをチェックして、会議の予定をこのセントラルイメージからブランチを作ります。書き込むのは

 ・議題
 ・時間
 ・場所

の3つ。

次に、今日やるべきタスクを同じようにブランチを作ります。

とりあえずここまで、2,3分あれば出来ます。

ただし、色は緑1色で書いてください。

■会議の議題


まず、会議の議題を順番に確認します。

以下の質問で思いつくキーワードを緑1色書いていきます。

 ・この会議で自分に期待されていることは何でしょうか?
 ・この会議の結論を予想してください
 ・この議題に関するあなたの意見は?


1つの会議につき、3分以内に出なければ、さっさと次に進みます。
合計で10〜15分くらいでできると思います。

 

 

■タスクの分割


つぎに、書きだした今日やるべきタスクをチェックします。

これも緑1色で書きます。
同じように、以下の質問で思いつく単語を書きだしてください。

 ・何分くらいかかりそうですか?
 ・このアウトプットは何ですか?
 ・そのアウトプットのために必要な資料は何ですか?
 ・事前に用意しておくものがありますか?
 ・もっと細かくステップ分けすると、どんなステップがありますか?

会議と同じく、3分前後で1タスクをやっつけてください。

■作業終わり


大体ここまで、20〜30分あればやれます。

このノートを1日持ち歩いてみてください。
そして、会議であれば、その議論経過・結論を、タスクであれば、そのタスクを実際にやった時の結果を、キーワードだけメモしていってください。
今度は、黒のボールペンで

想定通りなら、すでに書いたキーワードに黒く丸をつけるだけで十分です。
もし、自分に宿題事項があるなら、そこに赤のボールペンで宿題事項を書き込みます。

■振り返り


1日の終りに、このノートを見返すと、黒く囲っていないものがあります。

これが、あなたの先読み力の今の限界です。

なぜ、これが予測できなかったのか、思いつくところだけでいいので、反省しましょう。

■効果


実際、私がこれをやるようになってから、1ヶ月ほどで、先読み力に違いが出てきました。
格段に先を読んで行動できるようになりました。

普段でも、打合せの時などには、こういう方向に議論を進めよう、と考えながらいて、うまく行かなかったことなどが気になってましたが、実際にその出来栄えを評価することはありませんでした。

しかし、実際にその結果をみせつけられると、結構愕然とします。

そうすると、前もって色々考えてから、会議や作業にのぞむようになり、前もって考えているので、非常に的を得た発言をするようになります。そうすると、自分の影響力というのが向上することが実感できると思います。
もちろん、影響力が発揮できるようになるまでは時間が必要ですが、予測がある程度当たるようになるのには1ヶ月もかかりません。

騙されたと思って、1ヶ月続けてみてください。

■参考図書


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