仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

引き出しインデックス

 

 

■会社の机の中


ちょっと思い出してください。

あなたの机には引き出しがついてますよね。
普通の事務机なら、中央(足を入れるところの薄くて広い引き出し)、上、中、下の4つ。

さて、ここに何がはいっていましたか?
書きだしてみてください。

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書けました?

じゃあ実際に正しいかチェックしてみましょう。

■入れ方が適当


どうだったでしょうか?

案外覚えてないものでしょう?

覚えてなかったものは、使おうとした時に、探すのに時間がかかるということです。

以前の記事にも書きましたが、探すという行為は価値を産みません。
どんなに一生懸命探したとしても、何時間かけたとしても、あなたの仕事の成果にはなんの役にも立たないんです。

なぜ見つからないのか?

それは、収納のルールがないからです。
一定のルールに基づいて収納されていれば、探したいものがどの様にそのルールに該当するのかを考えれば、あるところは必ず特定できます。そこになければ、その探したいものは「ない」と素早く判断できますし、見つけ出すのも容易でしょう。

■引き出しインデックス


私は、引出をはじめ、あらゆる収納場所にインデックスをつけてます。
最初のうちは、「ここにはこういった物を入れる」と決めて整頓するのですが、すぐに忘れちゃうのと、つい面倒くさくて、いい加減になってしまい、結局ごちゃごちゃになってました。

そこで、ものを入れる際に、必ず「そこには何を入れるべきか(何をいれてはいけないか)」が目に入るようにインデックスをつけたわけです。

そうしたら、もし入れようとしてもそのインデックスが見えますから、入れるのを「ちょっと待て…」と手が止まり、正しい場所に入れるようになりました。

これは効果絶大でした。
それからというもの、失せ物、探し物で時間が取られることがほとんどなくなりました。

これまた以前の記事に書きましたが、PCのデータは分類しません。とにかく1フォルダに全部放り込んであります。その代わりに使いやすい検索ツールを使うことにしてます。
ただ、物理的な資料などは検索ツールは使えませんので、分類を使わざるを得ません。

 

 

■デスクマットも収納場所


デスクマットも立派な収納場所です。
透明なデスクマットを使っていれば、そこによく見る資料を挟んでおけば、ちらっと下を見るだけでその資料が目に入ります。

私は、考えるべきこと、緊急時にやることなどを書きだして挟んでます。
いま目の前には「電通鬼十則」が見えてます。


■インデックスの例


私が使っているインデックスの例を書いておきます。

 ・文房具・事務用品― ボールペン、シャープ、ホチキス、クリップ
 ・電子文具 ― 辞書、電卓
 ・企画メモ ― 思いついたアイディアなど
 ・外出時 ― 外出する時に持っていくもの
 ・領収書
 ・引継ぎ ― 近い将来誰かにやってもらうことになるもの
 ・捨てがたし ― ちょっととっておきたいもの、プレゼントなど
 ・保証書・取説
 ・注文予定 ― ほしいものリスト
 ・名刺
 ・地図・お店 ― 今度行ってみたいお店など
 ・後で読む ― ちょっと気になったことのメモや雑誌、書籍
 ・ネタ ― なにか今後の役に立ちそうなもの
後で考えたい素材など
 ・契約書 ― 契約書類、ねんきん定期便、保管しておく情報
 ・次の仕事 ― 処理しなければいけない仕事のメモ
 ・アクティブ ― 今作業中のこと
 ・チェックリスト ― 何かを実行する時の抜け漏れ防止
 ・その他 ― 上記に該当しないもの
 ・未分類 ― 処理したけどまだ上記に分類していないもの

これらは引き出しの場合もあれば、机の上のトレイやブックエンドの時もあります。
引出は、引出のセパレータを使って、セパレータに札(ふだ)を立ててます。ブックエンドにも札を貼り付けて、その札にこれらの分類を書いてます。

紙書類の場合は、さらにプロジェクトごとにクリアファイルに入れて、この分類に従った場所に保管してます。

ティッシュの空き箱


ちょっと貧乏くさいかもしれませんが、ティッシュの空き箱というのは意外に便利です。
上面の3辺をカッターで切ると、開閉可能な箱になります。ティッシュを取り出す部分には透明フィルムがついてますので、中身も見えます。箱に直接マジックで上記のような分類を書いて、そこに放り込むだけです。

■テプラ


キングジムの回し者ではありませんが、テプラ(一般にはラベルライターと言うらしい)は私には必須のアイテムです(実は社内のイベントで賞品に貰ったものですが、手放せなくなりました)。

インデックスをつけようと思うと、紙を切って、テープで貼り付けてと、結構手間です。
それに手書きだと字が下手くそなので、なんとなく力が抜けてしまいます。テプラなら簡単できれいなので、愛用してます。


お試しあれ。

 

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