仕事を効率化するヒント

仕事の効率化のヒントと役に立ったビジネス書など

部下力のみがき方4:キーメッセージ2

 

結構久しぶりですが、ビジネス書をご紹介します。

 図書名称:  上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方
 著者  :  新名史典

いかにもサラリーマンに向けの本なので、読んだことがある方も見えるかも。

私のブログでも時々引用させて頂いています。

とくにポイントだと思うのは

 上司が仕事のボトルネック

という点。仕事の効率を挙げるためには、上司をうまく巻き込んで行くことが重要。その点を「上司を上手に使う」と著者は表現しています。


要約を作りましたので、何回かに分けてご紹介したいと思います。
第1回は、目次の紹介。


本日も、キーメッセージの引用の続きです。

★P150〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

上司が、部下のフォローをするのは当たり前です。たしかにその通りなのですが、部下のフォローをしてあげた後、きちんとお礼を言える部下と言えない部下がいます。それは、、言えない人に悪気があるということではありません。おそらく、本人の頭の中では、その案件でいっばいなのだと思います。「上司のフォローのおかげで、何とか仕事を進めやすい環境を作ることができた。これから失敗せずに進めることができるだろうか」そんなことで、頭の中はいっばいなのかもしれません。
そこで、ついうっかりお礼を言うことを忘れていた、ということなのでしょう。しかし、このフォロー後の対応はたいへん重要です。これは、仕事の場だけではありません。たとえば、部署を異動したとします。早速、自分のために歓迎会を開いてもらいました。あなたなら、翌朝どのような対応をするでしようか。
まずは朝一番に、部署の責任者、直属の上司、そして幹事を務めてくださった方にお礼の一言をかけるべきです。これが、さり気なくできる人は、私の感覚では、 10 人中 2 、 3 人といったところでしょうか。そんなに難しいことではありませんが、これができる人は仕事もできます。自分と組織の関係がわかっているからです。

新名史典(著) 『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方
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全体の総括的な話は上司が行ない、実務の詳細の話は部下が行なう。実務は部ドのほうがくわしいことが多いし、そのために連れて来られているからです。
しかしそのとき、できる部下ほど陥りがちなのが、「できるだけ、自分が発言したい」と思ってしまうことです。でさるので、自分でやりたくなるのです。そのほうが、話が早い気がします。しかし、それでいいのでしようか?
上司が部下を同席させる、あるいは部下だけに出席させず、上司である自分も同席する。そのような状況では、少なからず上司も発言したいわけです。しかし、細かな話になると不安もあるため、部下を同席させる。しかも優秀な部下を。そのような状況ですから、どこかで上司の発言のシーンを作ってあげなければなりません。
優秀な部下であれば、全体的な話もできると思いますが、そこは一歩、上司に譲るのです。
たとえば、会議ではこのような感じです。

司会者:では、この製品開発の仕組改善についての進捗を、開発部からご報告いただけますでしょうか? 説明は、どなたからされますか?
A部長 :では、担当の B 主任から報告させます。
B主任 :はい。では、ご報告させていただきます。この取り組みについては(中略)ということで、後 1ヶ月ほどで完了する予定です。この先は、それほど大きな問題はないと思っていますが、 A 部長、補足がございましたら、お願いできますでしようか?
A部長 :詳細は、 B 主任がご報告した通りですが、この仕組みを運用するには、関係各部署のみなさんのご協力が必要です。ご理解のうえ、ぜひともよろしくお願いいたします。

この程度でいいのです。この最後の「補足がございましたら、お願いできますでしょうかフ」を、「不足があれば、ぜひ A 部長お願いします」でもいいでしょう。

新名史典(著) 『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方
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★P191〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

しかし、怖い上司の場合、これがなかなか難しいのです。私が管理職だった頃、私もきっとそんな感じで「聞きにくい」空気をつくっていたかもしれません。
部下が聞いたとたん、「何度、言わせるんや」と、今にも怒鳴りそうな顔をしていたこともあるでしょう。そこで、そのような上司に対する魔法の青葉があります。それが、「教えてください!」です。
指示されたことがよくわからなかった。しかし、その場では何となく理解しなければならない雰囲気なので、仕方なく引き下がった。そんな状況はよくあるものです。
そこで、持ち帰って、いったんよく考えたというタイミングで、もう一度上司の元に行くのです。そして、こう言います。「先ほど(あるいは先日)ご指示いただいた件ですが、早速取りかかろうと思ったのですが、ひよっとして、私が誤解しているかもしれないと不安になりました。このまま進めてしまうと、的外れな仕事をして、課長にご迷惑をおかけしてしまいます。お手数をおかけして申し訳ございませんが、もう一度お教えいただけませんでしようか?」こう言われると、かなりの確率で上司は快く教えてくれるはずです。それは、あくまで上司に迷惑をかけたくない、という上司のための確認だからです。

新名史典(著) 『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方
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★P192〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓〓

上司が、部下に何か調べ物を指一軍したとします。一この件、くわしそうな人に聞いて調べておいて」という指示です。このような指示をもらった場合、あなたならどのように動くでしょうか。
この「くわしそうな人」がすぐにわかればいいのですが、わからないケースもあります。たまに見かけるのが、こういうときに「くわしそうな人」候補を数多く選び出して、一斉メールで問いかける方法です。
これは、多くの方に一斉にお願いしているので効率がよさそうに見元ますが、実はそうではありません。このようなメールに返信して教えてくれるのは、よほど親切な人で、多くの場合は無視されることになります。また、上司からすると、「くわしい人」を探し出すこともできないのか、という不安羽料となってしまいます。
まずは、指示を出した上司に、「どなたが一番いいと思われますか?」と聞いてみましょう。ひょっとすると、「そんなことは自分で考えろ」と語われるかもしれませんが、当てずっぽうでメールを送るよりはずっとマシです。もし、上司から適切な情報をいただけなかった場合、自分で考えていろいろと聞いて回る必要がありますが、この「聞いて回る」ということが、上司には好印象を与えます。なぜなら、ここに 2 つの重要な意味合が含まれているからです。ひとつは、すぐに行動することができる、ということです。

新名史典(著) 『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方
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■参考図書 『上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方



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常に「上司の考え」を予測しながら動く能力、それが「部下力」。
この「部下力」を身につけることで、上司を上手に動かすことができるようになり、あなたの仕事も効率的に回っていく!

上司は、仕事ができる部下が可愛く思えても、可愛いから仕事を任せるわけではない。また、仕事は一人で進めるものではなく、上司の決裁がないと進まないものがたくさんある。
そこで本書は、一所懸命に実務をこなしていても、なかなか上司に認められない、仕事を任せてもらえない、または、仕事がスムーズに進められないという部下が身につけたい「部下力」を丁寧に解説!

 

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上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方
著者 :新名史典

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●本書を引用した記事
 上司にお願いする作業は分解してから渡す
 マインドマップソフトでループ図を作成する方法
 上司にもアポイントメントを取る
 上司のモチベーションを上げると仕事がしやすくなる
 分割報告法:報連相の頻度を上げる
 新しいシステムには一番協力してほしい人の名前を入れる
 人を動かす:相手の話を聞くときには手を止めなさい
 上司が部下の相談に乗ってくれないのはなぜ?
 海外出張に行くときは、その国の言葉で挨拶をしなさい
 事前に上司に電話をしてもらう

●このテーマの関連図書


あなたが上司から求められているシンプルな50のこと

どんなにバカな上司の下でも成長できる仕事術

顧客に必ず“Yes"と言わせるプレゼン(DOBOOKS)

ザ・フォロワーシップ―上司を動かす賢い部下の教科書

部下がきちんと動くリーダーの伝え方(アスカビジネス)

人を巻き込む仕事のやり方


 

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上司にお願いする作業は分解してから渡す

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